RAIS: o que é, prazos e como declarar
Todo trabalhador da área de DP e RH precisa conhecer os instrumentos utilizados pelo governo para acompanhar o mercado de trabalho nacional. Se você, analista ou assistente do setor pessoal, já se perguntou “O que é RAIS?”, esse conteúdo te ajudará muito a entender o conceito e a aplicabilidade na prática.
A utilidade, obrigatoriedade por tipo de empresa, como e quando realizar a declaração e as penalidades para quem não entrega o documento foram pontos abordados pela Somapay ao preparar esse material para você. Acompanhe!
O que é RAIS?
A RAIS é a Relação Anual de Informações Sociais regulamentada pelo governo através do Decreto n.° 76.900/1975. Ela é um importante documento para os profissionais de Departamento Pessoal, pois trata da coleta de dados de colaboradores das empresas para acompanhamento e controle das atividades trabalhistas no Brasil.
A RAIS ainda possibilita a visualização clara de dados que contribuem para a criação de estatísticas que tratam das relações de trabalho. Também possibilita acesso aos insumos para controle dos registros de FGTS e identifica trabalhadores que possuem direito ao pagamento anual relacionado ao abono salarial com o PIS/PASEP.
A ideia que a RAIS traz é de conhecer números como a quantidade de empregos formais, os números de demissões ocorridas nas empresas, quais as novas funções criadas, qual setor da empresa realizou mais admissões e contratações.
Esses dados apoiam o levantamento de índices como a porcentagem de desempregados no Brasil, por exemplo.
Para que serve a RAIS?
A RAIS serve para que o governo tenha a possibilidade e base para controlar de forma efetiva o mercado de trabalho nacional, fazer a organização do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS), disponibilizar de forma fidedigna os benefícios da previdência social a quem é de direito e acompanhar pagamentos e liberação dos FGTS, Seguro Desemprego da PIS/PASEP.
O que é RAIS negativa?
Você deve ter se perguntado porque empresas que não possuem funcionários também devem emitir RAIS. As empresas que se adequam a essa situação devem emitir uma declaração de nome “RAIS negativa”.
Ela se aplica às empresas que estão com CNPJ ativo, mas não possuem funcionários atrelados. Dessa forma, basta que a RAIS negativa tenha a confirmação dos dados cadastrais gerais da empresa.
Atenção: O MEI fica isento de emitir a RAIS negativa!
Quais empresas devem declarar a RAIS?
A declaração deve ser realizada por toda e qualquer empresa que possua CNPJ ou que tenha caráter de pessoa física. O fato de ter ou não funcionários no ano-base de apuração também deve ser levado em consideração na hora de declarar.
Esse último ponto abordado ocorre porque, a depender da existência de funcionários, a empresa deve emitir a RAIS normal ou a negativa.
O que deve ser relacionado na RAIS?
A RAIS informa ao governo dados importantes. É necessário declarar as contribuições sindicais patrimoniais do ano-base e cada um dos colaboradores contratados através do regime de CLT, contrato de trabalho por tempo determinado ou indeterminado.
Abaixo, criamos um checklist objetivo para você não esquecer de enviar nenhum dado:
- Data de admissão;
- CPF do trabalhador;
- Data de nascimento;
- Data e motivo da rescisão de contrato;
- Valor da verba rescisória;
- Valor de parcelas integrantes e não integrantes das remunerações mensais dos trabalhadores, com destrinchamento de cada um.
Como declarar a RAIS?
O processo de declaração da RAIS inicia com o enquadramento das empresas em grupos. Ao todo, atualmente, existem 6 grupos de empresas e a classificação depende do valor de faturamento e/ou tipo de entidade. Observe abaixo a classificação:
- Grupo 1 e 2
Empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões e abaixo de 78 milhões, com exceção de optantes do Simples Nacional. A RAIS deve ser enviada através do e-Social, desde 2020.
- Grupo 3
Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes do Simples Nacional, empregadores que têm caráter de Pessoa Física, com exceção de domésticos, entidades que não possuem fins lucrativos.
- Grupo 4
Formado por entes públicos de âmbito federal e organizações internacionais.
- Grupo 5
Grupo com entendes públicos de âmbito estadual e do Distrito Federal.
- Grupo 6
Ente públicos de âmbito municipal, comissões polinacionais e consórcios públicos.
Entendido o grupo de pertencimento, a empresa deve emitir a declaração e enviá-la através de um certificado digital padrão ICP Brasil, desde que ela tenha 10 ou mais vínculos de emprego em sua relação ou seja um órgão de Administração Pública, conforme os grupos listados acima.
As declarações podem ainda ser enviadas com o certificado de PJ, em nome da empresa, ou com o certificado do responsável pela declaração, contendo um CPF ou CNPJ.
Qual o prazo de envio da RAIS?
Anualmente, preferencialmente no primeiro semestre, a RAIS deve ser enviada ao governo. Cada declaração corresponde ao ano-base anterior ao do envio.
Para o ano de 2023 já há uma data estabelecida: entre os dias 18 de fevereiro de 2023 e 05 de abril de 2023.
Caso a empresa deseje entregar a declaração de forma antecipada, e desde que todas as atividades do ano-base já estejam encerradas, ela pode fazer o envio através do programa GDRais. É necessário informar dados básicos como:
- Data de encerramento;
- Data de desligamento dos colaboradores;
- Data de declaração no formato DD/MM/AAAA.
O que acontece se não declarar?
De acordo com a Portaria n.° 688, de abril de 2009, fica estabelecido multa para os empregadores que não entregarem, omitirem ou falsificarem a declaração da RAIS.
A portaria traz, em seu Art. 2º a seguinte previsão:
“O empregador que não entregar a RAIS no prazo legal ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescidos de R$ 106,40 (cento e seis reais e quarenta centavos) por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.”
Cabe ainda você atentar-se ao fato de que existem percentuais de acréscimo que podem ser adicionados a depender da avaliação da autoridade autuadora:
- de 0% a 4%: para empresas com 0 a 25 empregados;
- de 5% a 8,0%: para empresas com 26 a 50 empregados;
- de 9% a 12%: para empresas com 51 a 100 empregados;
- de 13% a 16,0%: para empresas com 101 a 500 empregados;
- de 17% a 20,0%: para empresas com mais de 500 empregados.
Cumprir as regras ligadas às transmissões de informações ao governo é elementar para o funcionamento de uma empresa. Sabendo qual o prazo da próxima entrega de RAIS, você já pode se programar e antecipar para não ser pego de surpresa e ser penalizado.
